Zeitmanagement – Warum uns im Job die Zeit immer davonläuft

Unser aller Zeit ist begrenzt und ein wertvolles Gut, umso wichtiger ist es, seine vorhandene Zeit gut einzuteilen. Doch das klappt nicht immer: Während man in letzter Minute wichtige Unterlagen vorbereitet, läutet das Telefon, am Ende der Leitung ist ein Kunde, der ein völlig anderes Projekt besprechen möchte, zeitgleich trudeln E-Mails und WhatsApp-Nachrichten im Minutentakt ein und am Handy-Display mischen sich Push Nachrichten mit Urlaubsgrüßen von Freunden mit dringenden E-Mail Nachrichten des Chefs. Am Ende des Tages hat man das Gefühl, 1000 Dinge getan, aber nichts wirklich erledigt zu haben. Irgendwie scheint das Zeitmanagement aus dem Ruder zu laufen.

Wir haben Paul Jiménez, Arbeitspsychologe an der Karl-Franzens-Universität Graz, gefragt, wie man dem Problem mit der Zeit Herr werden kann: „Klare Vorgaben sowie eine ordentliche Strukturierung der Arbeitsprozesse und Daten sind die Grundlagen von gutem Zeitmanagement“, fasst er zusammen. „Noch bevor man mit einem Projekt beginnt, muss eindeutig definiert sein, was in welcher Menge, in welcher Qualität und in welchem Zeitraum erstellt werden soll.“

Energie tanken im Berufsalltag

Zeit ist knapp

All das klingt einfach, fällt vielen von uns in der Praxis dennoch schwer. Denn allerorts lauern Zeitfresser, die dafür sorgen, dass wir es trotz aller Planung mitunter nicht schaffen mit unseren vorhandenen Zeitressourcen auszukommen: Es ist der Kollege, der kurz einmal im Büro vorbeikommt. Es sind unvorhersehbare Telefonate oder oft unwichtige E-Mails, die den Arbeitsfluss unterbrechen. Und es sind WhatsApp, Facebook und all die anderen Kanäle über die wir beruflich und privat rund um die Uhr erreichbar sind und die permanent vorgeben uns mit äußerst wichtigen Nachrichten zu versorgen und uns auch noch Antworten abverlangen.

„Je mehr an Informationen auf uns einströmen, desto wesentlicher wird es, zwischen Wichtigem und Unwichtigem, zwischen Dringendem und weniger Dringendem eine klare Abgrenzung zu ziehen und die Arbeitsabläufe danach auszurichten“, weiß Jiménez. Und genau das ist es, was vielen Menschen Probleme bereitet. Kulturgeschichtlich betrachtet ist der Siegeszug der dauernden Erreichbarkeit ein sehr junges Phänomen – den sinnvollen Umgang damit müssen wir erst erlernen. Sich dieser Problematik bewusst zu werden, ist ein Anfang. Für Jiménez ist klar, dass „sich über kurz oder lang auch gesellschaftliche und kulturelle Regeln dafür entwickeln werden.“

Zeit ist Geld

Dank moderner Technologien werden wir andererseits aber auch immer effizienter und schaffen es, immer mehr in immer kürzerer Zeit zu erledigen. „Zeit ist einer der zentralen Faktoren in der heutigen Arbeitswelt, Arbeitszeitverdichtung das Schlüsselwort“, weiß Jiménez. Man möchte meinen, dass irgendwann einmal Zeit übrigbleibt, wenn Aufgaben schneller erledigt werden als zuvor. Doch das ist ein Trugschluss bei unserem Dilemma mit der Zeit: Kaum ist eine Aufgabe erfüllt, folgt schon die nächste – ein Kreislauf in dem immer mehr, schneller und effizienter erledigt werden muss und das ist es auch, was im Arbeitsleben von uns oft verlangt wird. Denn: Zeit ist ja bekanntlich Geld, wie es so schön heißt. „Vor 30 Jahren dauerte eine Bibliotheksrecherche gut eine Woche, heute kommt man in 20 Minuten zum gewünschten Ergebnis“, berichtet Jiménez. Der Beschleunigungsprozess, der sich durch alle Bereiche unserer Lebens- und Arbeitswelt zieht, ist enorm. Doch was kann man tun, dass einem dabei die Zeit nicht einfach entgleitet? „Seine eigenen Grenzen zu kennen wird dabei zu einem zentralen Faktor“, sagt Jiménez. „Natürlich kann es manchmal knapp werden, doch wenn auf Dauer buchstäblich die Nacht zum Arbeitstag gemacht wird und man sich nur mehr so von Erfolg zu Erfolg tasten kann, ohne jemals Entspannung oder Erholung zu finden, dann sind irgendwann einmal alle Energiereserven aufgebraucht.“ Die Folge: Man wird langsam und ineffizient. Es entsteht das Gefühl nicht mehr selbstbestimmt und selbstwirksam agieren zu können und permanent zu langsam zu sein. Das schlägt sich dann auch noch auf das Selbstbewusstsein.

Zeit ist relativ

„Auf den ersten Blick scheint es einfach, sich selbst oder einem Mitarbeiter die Schuld am schlechten Zeitmanagement zuzuschreiben“, so Jiménez. „Doch gutes Zeitmanagement beginnt im Unternehmen als Ganzes und mit den Führungskräften, es liegt nicht beim einzelnen Mitarbeiter.“ Es ist die Aufgabe der Führungskräfte den Überblick über die Zeit zu bewahren und sich mit klaren Vorgaben an seine Mitarbeiter zu wenden. Deren Aufgabe ist es wiederum ihre Vorgesetzten rechtzeitig darüber zu informieren, wenn etwas nicht geht und wo es Probleme gibt.

Egal ob man nun selbst für den Einsatz seiner Zeit verantwortlich ist, ob man Teil einer größeren Organisationseinheit ist, oder als Führungskraft den Zeiteinsatz anderer verantwortet, es läuft immer auf das gleiche hinaus: Alles beginnt mit der richtigen Planung.

Dabei kann man mit klassischen Listen arbeiten oder auf elektronische Zeitmanagement-Tools am Computer oder Smartphone zurückgreifen. „Wesentlich dabei ist, dass das Zeitmanagement nicht zum Selbstzweck ausartet und noch zusätzlich Unmengen an Zeit verschlingt“, so Jiménez.